Escolher um CRM é uma das decisões mais importantes para qualquer empresa que quer estruturar vendas de forma previsível.
Mas aqui está o problema: muitas empresas compram o software errado. Escolhem pela fama, pelo preço ou porque “ouviram falar bem”, e depois descobrem que ele não atende às necessidades do processo comercial.
Resultado: equipe frustrada, dados incompletos e investimento perdido.
A verdade é simples: CRM bom não é o mais caro ou o mais popular. É o que se encaixa no seu processo.
Neste artigo, você vai aprender:
- Como preparar o terreno antes de olhar para qualquer CRM;
- Os critérios essenciais para avaliar ferramentas;
- Erros comuns que você deve evita;
- E como escolher o CRM que realmente vai escalar sua operação.
Antes de tudo: defina seu processo comercial
Não existe CRM certo para processo errado. Antes de avaliar ferramentas, você precisa ter clareza sobre:
- Etapas do processo de vendas (ex.: tentando contato → qualificação → proposta → fechamento).
- Objetivo de cada etapa (o que precisa acontecer para o lead avançar).
- Responsáveis e atividades (quem faz o quê).
- Informações mínimas necessárias (o que precisa ser registrado em cada etapa).
Dica: use metodologias visuais para facilitar, como o Diagrama Tartaruga, ele mostra tudo que precisa estar claro em um processo: recursos, responsáveis, atividades, indicadores, etc. E é assim que você vai percebendo também os gaps e como corrigir.
Defina métricas e metas que vão ser acompanhadas
Um CRM só faz sentido se for fonte de dados confiável. Defina:
- Quais informações o time precisa registrar sobre cada lead?
- Quais KPIs vão mostrar se cada etapa do funil está eficiente?
- O que o gestor precisa enxergar para tomar decisões mais rápidas?
Dica: comece com poucos campos essenciais e vá adicionando conforme a maturidade do time. CRM cheio de campos desnecessários vira burocracia.
Faça um comparativo de ferramentas
Agora, sim, é hora de olhar para as opções disponíveis no mercado. Mas atenção: a comparação deve ser feita com base no seu processo e nas métricas definidas, e não só no preço.
Os principais critérios a avaliar:
- Usabilidade: precisa ser simples, intuitivo e eficiente para o vendedor usar no dia a dia, com fluxo de vendas claro (estilo Kanban), personalização simples, atalhos inteligentes
- Integrações: o time precisa ser ágil e focar em atividades de alto impacto, como fazer ligações. Entenda quais interações fariam a diferença no dia do seu time, (WhatsApp, ERP/financeiro, alerta para times de CS/Implantação, etc).
- Automações: tarefas repetitivas podem ser automatizadas.
- Pontos Fracos: quais os principais pontos negativos que pesam contra o CRM?
- Pontos Fortes: quais os principais diferenciais a favor do CRM?
- Custos: qual o custo do CRM? Realmente vale a pena investir em um que esteja com preço acima dos concorrentes?
Faça uma tabela com 3 ou 4 ferramentas (ex.: Ploomes, RD Station CRM, HubSpot, PipeRun, Atendare) e atribua notas para cada critério acima. Assim, a decisão fica racional e comparável.
Erros comuns ao escolher um CRM
- Escolher só pelo preço: barato ou caro não resolve a falta de processos.
- Ignorar a curva de aprendizado: se o time não é treinado, acaba não adotando e, por consequência, a ferramenta cai em desuso e se torna um peso, não uma solução.
- Pular o processo e ir direto para a ferramenta: o maior erro de todos. Ferramenta nenhuma salva um processo bagunçado. O que sempre dizemos é: o CRM deve se adequar ao seu processo, não o contrário.
Conclusão: CRM é meio, não fim
O CRM não vai fazer seu time vender mais sozinho. Ele é o espelho do processo comercial.
👉 Se o processo é claro, o CRM potencializa.
👉 Se o processo é confuso, o CRM só vai mostrar o caos em forma de dados.
Por isso, antes de contratar qualquer ferramenta, pergunte-se:
1. Tenho clareza da jornada que meu cliente percorre até a compra, para que o CRM acompanhe cada etapa corretamente?
2. Sei exatamente quais métricas quero acompanhar?
3. Sei como minha equipe vai usar o CRM no dia a dia, garantindo adesão e resultados?
Se a resposta for sim, escolher um CRM será mais fácil do que parece.
FAQ – Dúvidas comuns
1. Qual é o melhor CRM do mercado?
Não existe “melhor CRM”. O melhor é o que se adapta ao seu processo, ao seu time e ao seu estágio de maturidade.
2. Posso começar com planilhas antes de migrar para um CRM?
Poder, pode. Planilhas podem funcionar no início, mas rapidamente perdem controle e previsibilidade. Com tanta ferramenta boa e acessível no mercado, planilha não seria uma boa recomendação.
3. Como garantir que o time realmente use o CRM?
O segredo é mostrar o benefício para o vendedor: menos retrabalho, mais organização e previsibilidade. E treinar. Além disso, a liderança precisa ser exemplo, acompanhando o funil pelo CRM e não por planilhas paralelas (como muitos costumam fazer).
